Você precisa ou quer fazer uma redução de custos na sua empresa? Se a sua resposta for sim para qualquer uma das opções, então você tem que conhecer mais sobre os benefícios em contratar uma contabilidade digital para o seu negócio.
Mas você sabe o que é?
A grande diferença entre a contabilidade digital e a tradicional é o uso de tecnologias avançadas para otimização de tempo e recursos para suas atividades. Dessa forma, seus colaboradores podem focar na produção de resultados, tendo em mãos dados mais precisos para a criação de estratégias e tomadas de decisão.
O fruto da utilização desse serviço é a melhoria da performance, não só do setor de contabilidade, mas também de todos os outros. Com o fluxo de caixa bem controlado, é possível criar um planejamento para o crescimento da empresa.
Isso tudo só é possível graças à utilização de softwares capazes de analisar um grande volume de dados, diminuindo drasticamente os erros. O principal objetivo da contabilidade digital é eliminar os processos manuais, principalmente o uso de papéis. Todas as informações são armazenadas em plataformas online, otimizando sua consulta e gestão.
Dessa forma, tanto o contador quanto o cliente poderão fazer o upload de dados e acessar remotamente o sistema, desde que estejam autorizados e tenham a chave de acesso. Como tudo está armazenado em uma nuvem, integrando as mais diversas informações financeiras, se torna extremamente difícil a perda de dados e arquivos.
Se interessou por fazer uma redução de custos na sua empresa? Então continue acompanhando o artigo!
Quais são os benefícios?
A redução de custos é um dos objetivos, e também um dos resultados, da contabilidade digital. Mas os verdadeiros benefícios podem ser vistos no cotidiano da empresa, como o monitoramento de vendas e a atualização de dados em tempo real.
Essas funcionalidades são gerenciadas por um sistema de gestão (ERP) que analisa os dados da empresa para não apenas identificar, mas sim prognosticar falhas. Ou seja, os gestores podem facilmente realinhar suas estratégias para conquistar os resultados desejados. Como bem sabemos, um erro pode custar muito caro a uma empresa.
Além disso, a contabilidade digital permite controlar as finanças da empresa com uma gestão mais eficiente. Inclusive, até mesmo realizar projeções financeiras para os próximos meses. Com isso, podemos ver que a redução de custos não se resume a apenas cortar gastos, mas a uma administração mais qualificada.
Outro ponto positivo é a própria relação custo-benefício. Isso se deve ao fato de que a otimização de tempo permite que os contadores consigam se dedicar a mais tarefas e atender mais clientes, pelo mesmo período em que estariam lidando com processos manuais demorados. Ou seja, mais qualidade em menos tempo, reduzindo o custo total do serviço.
Não podemos esquecer de que os profissionais de contabilidade digital estão sempre antenados, acompanhando as tendências do mercado. Então, quando houver alguma nova tecnologia que possa beneficiar o seu negócio, eles implementaram a gestão das suas finanças.
Como acontece a redução de custos?
Como dissemos anteriormente, a análise de dados é um dos recursos utilizados para a redução de gastos de uma empresa. Portanto, são entregues informações precisas e rapidamente para as tomadas de decisão.
A escalabilidade é uma característica dos sistemas com armazenamento em nuvem. Além de conseguirem atender a um volume crescente de informações, as distâncias geográficas não são um problema, já que a automatização permite que um escritório de uma determinada região atenda um cliente a quilômetros de distância, não oferecendo nenhum obstáculo para a entrega de resultados.
Um exemplo bem claro dessa facilidade é a entrega de relatórios aos clientes. Imagine que você, empresário ou gestor, precisa receber uma análise completa do último panorama da empresa para decidir se ainda vale a pena financeiramente permanecer com o mesmo fornecedor ou se ainda precisa recalcular o pedido.
O primeiro contratempo é no prazo de envio. A contabilidade tradicional está levando mais tempo do que o previsto para te entregar o relatório. Com muito custo, eles terminam a análise no último dia e prometem que logo será entregue.
Você não sabe, mas no escritório contábil a impressora acabou de quebrar e o conserto pode levar horas ou dias, dependendo do problema. Então, a solução que encontram de imediato é passar todas as informações para um pen drive. Assim que a transferência acaba, o motoboy sai disparado em direção a sua empresa. Logo, você terá o relatório em mãos, já que seu escritório não é muito longe.
Assim que o motoboy sai, outro infortúnio acontece: houve um acidente de carro e o trânsito está uma bagunça! Com muito esforço, o motoboy chega a tempo e você pega o pen drive. Ao conectar no computador, descobre que os arquivos estão danificados.
Você faz o pedido para seu fornecedor atual e dias mais tarde, descobre que pediu uma quantidade de produtos superior ao necessário, já que a produção do mês será inferior, porque haverá uma queda de vendas do mês seguinte. Um gasto que dificilmente será desfeito.
Com a contabilidade digital, você não teria tomado a decisão errada em cima da hora, porque o motoboy não teria pego trânsito e se atrasado, porque teria saído antes se a impressora não tivesse quebrado. Nada disso teria acontecido se você tivesse feito essa análise dias antes, em um sistema que armazena dados em nuvem.
A atualização de dados em tempo real no sistema pode ser vista por qualquer pessoa, de qualquer lugar, a qualquer hora. Só é necessário um dispositivo com uma conexão à internet para os gestores conferirem os relatórios.
Segurança e agilidade
Como você pode ter notado no exemplo que demos acima, a contabilidade digital é uma forma segura de armazenar informações e acessá-las rapidamente. Ao contrário de documentos em papéis, não há riscos em danificá-los, perdê-los, má interpretações ou adulterações.
Realizar uma redução de custos do seu negócio é muito mais fácil do que você imagina!
Abra sua empresa com a gente ou transfira sua contabilidade para o Grupo Result!
Até a próxima!
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